Phần mềm quản lý khách sạn (Viết tắt tiếng Anh là PMS - Property Management System) là một giải pháp quan trọng trong hoạt động kinh doanh và quản lý khách sạn, nhà nghỉ. Phần mềm cung cấp nhiều tính năng cơ bản như quản lý lễ tân, quản lý phòng, quản lý báo cáo, quản lý từ xa.

Phân loại phần mềm quản lý khách sạn

Phân loại phần mềm quản lý khách sạn có thể dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, nhưng chủ yếu dựa trên công nghệ. Hiện nay có thể phân thành hai loại chính:

1. Phần mềm truyền thống

2. Phần mềm ứng dụng công nghệ điện toán đám mây

Phần mềm quản lý khách sạn truyền thống lưu trữ dữ liệu tại khách sạn và đòi hỏi đầu tư vào máy chủ và đội ngũ IT để vận hành và bảo trì hệ thống. 

Phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây lưu trữ dữ liệu tại máy chủ của nhà cung cấp, giúp giảm chi phí đầu tư và bảo trì hệ thống cho khách sạn. Ngoài ra, phần mềm quản lý khách sạn ứng dụng công nghệ điện toán đám mây còn cho phép quản lý truy cập phần mềm ở bất kỳ đâu và bằng bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet.

Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?

Việc sử dụng phần mềm quản lý khách sạn rất cần thiết để giúp quản lý và vận hành khách sạn hiệu quả hơn. Phần mềm này giúp quản lý các hoạt động khác nhau như đặt phòng, đăng ký khách hàng, quản lý thu chi, lịch làm việc của nhân viên, báo cáo tài chính, và giúp tăng cường khả năng kết nối với các kênh phân phối khác nhau để thu hút khách hàng. Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý khách sạn, quản lý khách sạn có thể tăng hiệu quả và giảm chi phí hoạt động, đồng thời cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Một phần mềm quản lý khách sạn có thể giúp giải quyết hai vấn đề chính mà các khách sạn thường gặp phải. 

1. Thao tác nhanh chóng

Thứ nhất, phần mềm có tính năng quản lý lễ tân, giúp nhân viên thực hiện thao tác check-in, check-out nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này giúp mang lại sự hài lòng cho khách hàng và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của khách sạn. 

1. Độ chính xác báo cáo

Để đảm bảo tính chính xác của các báo cáo trong kinh doanh, cần sử dụng một phần mềm quản lý để thay thế cho việc ghi chép thủ công bởi nhân viên. Với khả năng tính toán nhanh và chính xác hơn con người rất nhiều, phần mềm này sẽ giúp giải quyết vấn đề ghi chép thiếu và tính toán sai, cũng như giảm thiểu khả năng nhân viên gian lận trong khi làm báo cáo.

1. Cho phép quản lý từ xa

Phần mềm quản lý khách sạn còn cung cấp tính năng quản lý từ xa giúp cho việc quản lý trở nên linh hoạt hơn. Với tính năng này, nhà quản lý có thể kiểm soát hoạt động của khách sạn từ bất kỳ địa điểm nào trên thế giới, miễn là có kết nối internet. Điều này giúp đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh được theo dõi và điều hành một cách hiệu quả, dù nhà quản lý có có mặt tại khách sạn hay không.

Những yếu tố khi chọn phần mềm quản lý khách sạn

1. Dễ sử dụng

Việc lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn dễ sử dụng là cực kỳ quan trọng. Nếu phần mềm quá phức tạp, việc đào tạo cho nhân viên sử dụng sẽ tốn thời gian. Ngoài ra, khi sử dụng, nhân viên có thể dễ dàng gặp phải những lỗi và sai sót do không hiểu cách sử dụng phần mềm đúng cách.

2. Bảo mật tốt

Trong hoạt động kinh doanh khách sạn, bảo vệ dữ liệu là rất quan trọng. Nếu dữ liệu bị mất hoặc lộ ra ngoài, sẽ gây ra ảnh hưởng lớn đến hoạt động của khách sạn. Vì vậy, khi chọn phần mềm quản lý khách sạn, cần kiểm tra rõ ràng về việc nhà cung cấp phần mềm xử lý dữ liệu của khách sạn như thế nào, liệu dữ liệu có được bảo mật đáng tin cậy hay không, và có thường xuyên được sao lưu không?

3. Tính năng báo cáo

Báo cáo là một tính năng vô cùng quan trọng của một phần mềm quản lý khách sạn. Nhờ vào những số liệu thống kê từ báo cáo, nhà quản lý có thể đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Do đó, khi chọn phần mềm quản lý khách sạn, cần lựa chọn một phần mềm có tính năng báo cáo chi tiết và chính xác.

4. Dịch vụ chăm sóc khách hàng

Trong quá trình sử dụng, không thể tránh khỏi việc phần mềm gặp lỗi. Vì vậy, sự hỗ trợ từ nhà cung cấp là rất cần thiết. Nhà cung cấp uy tín sẽ hỗ trợ bạn một cách kịp thời và nhanh chóng để đảm bảo hoạt động kinh doanh của khách sạn không bị gián đoạn

5. Mức giá của phần mềm

Để hoàn thành quá trình lựa chọn phần mềm quản lý khách sạn, một yếu tố không thể thiếu là giá cả. Bạn cần xem xét mức giá mà nhà cung cấp đưa ra và đánh giá xem đó có phải là mức giá hợp lý cho chất lượng và tính năng của phần mềm hay không. Nên đảm bảo rằng mức giá đó mang lại hiệu quả đầu tư tốt nhất cho khách sạn của bạn.

Phần mềm quản lý khách sạn Bizkasa

Điều quan trọng nhất trong việc kinh doanh khách sạn thành công là sử dụng một phần mềm quản lý chất lượng. Chỉ có phần mềm tốt mới giúp bạn quản lý được khách sạn một cách hiệu quả, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Bizkasa là phần mềm quản lý khách sạn được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Vinorsoft với đội ngũ chuyên nghiệp và hiểu biết sâu sắc về tình trạng và vấn đề mà quản lý khách sạn thường gặp phải. Phần mềm này được thiết kế với mục tiêu tối ưu hóa quản lý khách sạn bằng cách đem lại tính đơn giản và chuyên nghiệp.

Như vậy, chúng ta đã tìm hiểu xong khái niệm về phần mềm quản lý khách sạn. Trên đây cũng là tất cả những kiến thức cần thiết về phần mềm quản lý khách sạn và lý do tại sao nên đầu tư vào một phần mềm như vậy. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý khách sạn, hãy thử sử dụng các sản phẩm của Bizkasa.

ĐỊA CHỈ BẠN LIÊN HỆ:

• Tên công ty: Công ty Cổ phần Công nghệ Vinorsoft

• Địa chỉ: 115/30 Lê Quang Định, phường 14, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh

• Điện thoại: (08) 62 72 46 43 - 0983 80 90 60 (zalo/whatsApp)

• Email: hi@bizkasa.com

• Fanpage: Facebook.com/bizkasa